Limited Şirket Ortağının Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı: Müdürden Mahkemeye Başvuru

Her ortak bilgi isteyebilir; müdürlük veya belirli bir pay oranı aranmaz

TTK m. 614/1’e göre her ortak, müdürlerden şirketin bütün işleri ve hesapları hakkında bilgi isteyebilir ve belirli konularda inceleme yapabilir. Düzenleme, hakkı yalnız çoğunluk payına sahip olanlara veya şirketi temsile yetkili kişilere tanımaz. Şirket yönetiminde görev almayan bir ortağın da bu haktan yararlanması mümkündür.

Bilgi alma ile inceleme birbirini tamamlar. Bilgi istemi belirli bir işleme ilişkin açıklama talebini; inceleme ise o konuyu değerlendirmeye yarayan defter, hesap veya belgeyle temas kurulmasını gündeme getirir. Örneğin önemli bir ödemenin kime ve hangi sözleşmeye dayanarak yapıldığının açıklanmasıyla, ilgili sözleşme ve ödeme kayıtlarının incelenmesi aynı ihtiyacın farklı yönleridir.

Talebin konusu olabildiğince somut kurulmalıdır. İlgili dönem, işlem, hesap grubu ve incelenmek istenen belgeler belirtilirse hem cevap vermek hem cevabın yeterliliğini değerlendirmek kolaylaşır. Bu, kanundaki hakkı yalnız dar bir belge listesine indirmek anlamına gelmez. Ama bütün şirket kayıtlarının belirsiz bir amaç ve kapsamla teslimini istemek yerine, öğrenilmek istenen meselenin açıklanması uyuşmazlığın çözümüne yardımcı olur.

Ortağın bilgiyi edinmesi, şirket adına işlem yapma veya müdürün yönetim yetkisini kullanma hakkı kazandığı anlamına gelmez. Bilgiye erişim ile yönetim ve temsil yetkileri ayrı alanlardır. İnceleme sırasında belgenin aslına erişim, örnek alınması ve elektronik kayıtların gösterilmesi gibi uygulama ayrıntıları da ihtiyacın niteliği ve şirketin korunması gereken menfaatleri gözetilerek belirlenmelidir.

Şirketin zararına kullanım tehlikesi sınırlamayı gündeme getirebilir

Bilgi alma hakkı sınırsız bir kullanım serbestisi değildir. TTK m. 614/2, edinilen bilgilerin şirketin zararına kullanılma tehlikesi varsa müdürlerin bilgi alınmasını ve incelemeyi gerekli ölçüde engelleyebileceğini düzenler. Kanunun vurgusu hem tehlikenin varlığı hem de müdahalenin ölçüsü üzerindedir. Her talep için bütün kayıtlara erişimin kapatılması, bu ölçülülük değerlendirmesinin yerine geçmez.

Şirket sırrı bulunduğunun genel olarak söylenmesiyle, belirli bir bilginin zarar doğuracak biçimde kullanılma tehlikesinin açıklanması aynı değildir. Ret gerekçesi, istenen bilgiyle bağlantılı olarak kurulmalıdır. Ortaklar arasındaki kişisel anlaşmazlık veya yönetimin eleştirilmesinden duyulan rahatsızlık da tek başına her bilgi talebini reddetmeye yeterli bir açıklama oluşturmaz.

Öte yandan ortağın da bilgiyi şirketten bağımsız, sınırsız bir tasarruf alanı gibi görmemesi gerekir. TTK m. 613’teki sır saklama ve bağlılık yükümlülükleri bilgi edinildikten sonra da önem taşır. Ticari koşulların rakiplere aktarılması veya şirketin menfaatine zarar verecek biçimde kullanılması riski değerlendirmeye dâhil edilir. Şeffaflığın sağlanması ile şirketin meşru sırlarının korunması birlikte düşünülmelidir.

Uygulama bakımından incelemenin belirli yerde ve zamanda yapılması, belgelerin konularına göre ayrılması ve sunulan kayıtların tutanağa bağlanması yararlı olabilir. Bunlar hakkın kullanımını fiilen imkânsızlaştıran koşullara dönüştürülmemelidir. Gerekçe ve kapsamı belli bir düzenleme, süresiz ve gerekçesiz bir engellemeden farklıdır.

Ret hâlinde başvuru sırası ve talebin kapsamı önem taşır

Müdürlerin bilgi alınmasını veya incelemeyi engellemesi üzerine, ortağın başvurusuyla genel kurul karar verir. Genel kurul da hakkın kullanılmasını haksız biçimde engellerse, TTK m. 614/3 uyarınca ortak mahkemeden karar isteyebilir. Bu düzenleme müdürlere yöneltilen talep, genel kurul aşaması ve yargısal başvuru arasında bir sıra kurar. Önceki başvuruların yapıldığını ve nasıl karşılandığını gösteren belgeler bu yüzden önemlidir.

Başlangıçtaki talebin yazılı olması ispatı kolaylaştırır. Talep tarihi, müdürlerin cevabı, genel kurula başvuru ve alınan karar ayrı ayrı saklanmalıdır. Cevap verilmemesi veya genel kurulun karar almamasında da hangi girişimlerin yapıldığı belgelenmelidir. Bu durumların hukuki etkisi, açık bir ret kararının varlığıyla aynı varsayımlar üzerinden değerlendirilmemelidir.

Mahkemeden istenen koruma da belirli olmalıdır: Hangi bilgi verilmiyor, hangi dönemin kayıtları incelenemiyor ve engellemenin neden haksız olduğu düşünülüyor? Yalnız şirketin kötü yönetildiğini ileri sürmek, bilgi ve inceleme talebinin kapsamını açıklamaz. Şirket zararının tazmini veya müdürün görevden alınması gibi başka taleplerin koşulları ayrıca değerlendirilir.

TTK m. 614/3, bu konuda verilecek mahkeme kararının kesin olduğunu belirtir. Anonim şirket pay sahibinin bilgi alma hakkına ilişkin TTK m. 437’deki başvuru düzeni ve süreleri, limited şirket ortağına doğrudan aktarılmamalıdır. Şirket türünün ve başvuran kişinin sıfatının doğru belirlenmesi, izlenecek hukuki yolun ilk adımıdır.

Bilgi talebine hazırlanırken

• Ortaklık sıfatını ve şirket türünü gösteren kayıtlar
• İncelenmek istenen işlem, dönem ve belgelere ilişkin açık liste
• Müdürlere yöneltilen talep ile cevap veya cevapsızlığı gösteren yazışmalar
• Genel kurula başvuru, toplantı tutanağı ve varsa ret kararı
• İleri sürülen zarar tehlikesi, gizlilik gerekçesi ve önerilen inceleme koşulları